CEV Comunica

No Grupo CEV, os eventos são conhecidos por sua organização, energia vibrante e capacidade de engajar todos os participantes, sejam eles alunos, pais, colaboradores e público geral. Mas você já se perguntou como tudo isso acontece?

Vamos explorar os bastidores e descobrir um pouco mais sobre esse trabalho que envolve profissionais de diferentes áreas para criar a atmosfera acolhedora que é a marca registrada do CEV.

Conhecendo o time

Atualmente, a equipe de Eventos do Grupo conta com 9 pessoas, sendo: três auxiliares, dois estagiários, um assistente de eventos, uma supervisora e dois coordenadores.

Além do setor de Eventos em si, há outras equipes do Grupo que trabalham para que um evento seja realizado com sucesso, como os setores de Marketing, Infraestrutura e Tecnologia, além do Pedagógico.

Como tudo começa

De início, o time de eventos se reúne junto aos setores/empresas para debater e entender melhor a proposta do evento: temas, objetivos, públicos-alvo e o impacto que se propõe a causar, seja no segmento cultural, educacional, esportivo ou institucional.

Com o conceito bem delineado, é hora de detalhar o plano em um calendário anual, incluindo a escolha do local, data e horário, além de pensar na logística de transporte dos materiais e na locomoção dos participantes. Essa tarefa não é fácil, pois cada evento possui suas particularidades e pode apresentar imprevistos que requerem soluções rápidas, mesmo com um planejamento cuidadoso.

“O maior desafio na produção é a coordenação eficiente de todos os aspectos logísticos e humanos envolvidos, para que haja uma comunicação clara entre a equipe e fornecedores. São inúmeros eventos ocorrendo de forma simultânea, com públicos diferentes. Já realizamos eventos em que tivemos mais de cem pessoas trabalhando, fazer com que tudo corra da melhor forma possível é sempre um grande desafio”, explica Jarliene Sousa, coordenadora de eventos.

Cada produção é rascunhada com meses de antecedência, o que permite uma execução mais tranquila e eficiente dentro do período estimado para a realização. Como exemplo, a formatura do 3º ano do ensino médio do CEV Colégio acontecerá em novembro de 2024, porém, o planejamento, estruturação e aprovação de materiais estão sendo validados desde fevereiro.

Logística

Entre os aspectos mais críticos desse processo estão o orçamento a ser investido, a logística e a gestão de fornecedores.

O orçamento é a base que sustenta todas as decisões e ações necessárias para transformar uma visão em realidade de acordo com a proposta, a fim de direcionar os recursos de maneira adequada. Esse entendimento inicial permite prever gastos e ajustar expectativas conforme necessário.

Todos os possíveis custos são listados: locação de espaço, aluguel ou compra de equipamentos, decoração, alimentação e bebidas, taxas e licença, contingências e reservas, entre outros fatores.

O planejamento logístico começa com a escolha do local, levando em consideração a acessibilidade, capacidade e adequação ao tipo de evento. Envolve disposição do mobiliário, do transporte de materiais e pessoal, até a organização dos espaços de circulação para assegurar que tudo aconteça dentro de um cronograma, principalmente a entrega e montagem de estruturas de decoração, som, iluminação e etc.

Fornecedores são verdadeiros parceiros

A escolha de fornecedores é feita com base na qualidade, além da capacidade de manter uma comunicação clara e constante.

“Mesmo com um planejamento rigoroso, sempre podem ocorrer mudanças de última hora e lidar com isso requer uma equipe organizada e eficiente, em quem possamos confiar. É uma decisão estratégica, porque são parceiros que precisam entender nossa visão, compartilhar nossos padrões de alta qualidade e estarem comprometidos com os prazos”, afirma o Thiago Vasconcelos, coordenador de eventos.

Há um conjunto específico de serviços e produtos para cada acontecimento, assim, o setor de eventos conta com uma rede sólida de contatos por diferentes estados. Atualmente, são mais de 300 fornecedores espalhados por todas as regiões do Brasil.

Alguns eventos também são organizados à distância, como exemplo a participação da Vortex Educação no maior congresso educacional do Norte-Nordeste, A ExpoEduc, que durante o mês de julho mobilizou fornecedores do Rio Grande do Norte.

“Se precisamos destacar a marca, então pensamos que o espaço deve ter uma estrutura elevada. Projetar um estande com uma estrutura alta e imponente, que se destaque visualmente e sirva como ponto de referência no evento. A composição de uma cor atraente em harmonia com elementos temáticos significativos, em específico uma árvore que remete a um dos materiais pedagógicos e ao projeto socioemocional baobá, da Vortex”, reforça.

Uma produção em números

Como um convidado ou participante por muitas vezes é difícil imaginar a complexidade que é o trabalho nos bastidores de eventos de grande porte, como a festa junina do CEV Colégio, que trouxe o festival de quadrilhas e contou com a presença de artistas locais como sanfoneiros e repentistas. Além de uma variedade de comidas típicas.

Coordenado junto aos setores pedagógico e comercial, a celebração abrangeu alunos desde o berçário até o 3º ano do ensino médio.

Vamos explorar alguns números que revelam o verdadeiro tamanho dessa festa:

- Mais de 5 mil pessoas participaram ao longo dos dois dias de comemoração;

- 88 grupos de quadrilha se apresentaram;

- O evento se estendeu por mais de 24 horas, proporcionando uma experiência prolongada e enriquecedora;

-625 pessoas trabalharam incansavelmente para assegurar o sucesso da festa.

Ativação sensorial: cada detalhe é pensado

Eventos são planejados nos mínimos detalhes, entre eles, o despertar de sentidos como o olfato, considerado o mais forte e emocionalmente evocativo.

Um aroma específico pode transportar alguém de volta a um momento particular no tempo, estabelecendo uma conexão profunda. É nesse sentido que a criação de uma identidade olfativa é uma das formas de eternizar um evento no imaginário de quem esteve presente. A escolha certa pode transformar um ambiente e complementar a decoração, a iluminação e a música.

“A fragrância escolhida deve ser consistente com a marca e com a experiência que a empresa deseja transmitir. Em um evento escolar, por exemplo, uma fragrância suave pode ser ideal, enquanto em uma conferência de negócios, um aroma mais sofisticado pode ser mais apropriado”, explicou Thiago.

Um exemplo marcante é a tradicional revisão do Enem on Fire. O evento é marcado por seu característico aroma de chiclete, que se tornou parte da identidade olfativa do evento, reconhecida à distância e que remete a uma atmosfera única de energia vibrante, diversão e foco.

Cerimoniais e protocolos

Entre as várias atividades desenvolvidas por esses profissionais, temos também a organização de cerimônias e solenidades.

O Cerimonial é um conjunto de formalidades que determina a sequência dos acontecimentos em um evento, enquanto o protocolo é o conjunto de normas e regras a serem seguidas, consistindo em um “roteiro”, que conduz os atos oficiais e estabelece onde fica, quando entra e em que ordem se pronuncia cada um dos participantes.

A formatura do ABC do CEV Colégio, que celebra a conclusão de uma etapa importante na vida das crianças, é um exemplo clássico pelo setor de eventos. Durante o cerimonial, coordenadores e diretores pedagógicos assumem o papel de cerimonialistas, responsáveis por apresentar e dirigir o evento, para que ocorra de forma fluida e emocionante.

Esse momento representa um marco importante na vida educacional das crianças e suas famílias, carregado de detalhes que fazem a diferença em cada ponto:
Mesa de honra e sua composição estratégica: que é centro das atenções durante a formatura. São posicionadas as autoridades, diretores, professores homenageados, e convidados especiais;

Tema e decoração: baseados nos valores educacionais e no interesse das crianças, garantindo uma atmosfera acolhedora e festiva;

Entrega de diplomas: cada criança sobe ao palco para receber seu diploma do ABC, acompanhada de aplausos calorosos e orgulho familiar.

Uma linguagem para cada público

Entender as diferentes necessidades dos públicos é crucial nesse processo. O que funciona para um perfil de adolescentes pode não ser adequado para pais de crianças pequenas. É preciso se atentar ao direcionamento como um todo.

A linguagem que abrange a decoração e até mesmo o cheiro, precisam ser adaptadas para atender a essas expectativas variadas. De eventos mais lúdicos até os corporativos, trabalhar essas especificidades é fundamental para criar uma comunicação alinhada com os interesses, faixa etária e o contexto cultural dos participantes.

“Para eventos infantis, a linguagem deve ser lúdica, envolvente e acessível. Utilizar elementos visuais vibrantes, como cores e personagens cativantes e atividades interativas é essencial para prender sua atenção e criar um ambiente onde elas se sintam à vontade", explica o coordenador.

Da escolha das palavras até a ambientação, a análise minuciosa contribui para o sucesso das produções. Em eventos corporativos, a abordagem deve refletir profissionalismo e eficiência, em paralelo aos objetivos estratégicos da empresa. Isso inclui pensar: paleta de cores, mobiliário, espaços funcionais, petiscos, entre outros fatores.

Quando o marketing entra ação

Eventos bem-sucedidos são frutos de boas estratégias de marketing e comunicação. Nesse momento, a equipe de marketing entra em ação com um trabalho que se inicia a partir da proposta da identidade visual e campanha de divulgação.

O planejamento envolve o design de materiais como: banners, convites, criação de conteúdo e outros tipos de interações que geram expectativa e ajudam a transmitir a mensagem do evento. Todo o material é filtrado e direcionado para os canais de comunicação para que todos participem e acompanhem por meio de coberturas em tempo real.

Dependendo da proposta de abordagem, os profissionais podem oferecer suporte em atividades interativas como sorteios, que incentivam a participação dos presentes e geram buzz em torno do evento, fortalecendo a conexão entre a marca e público.

Trabalho em equipe é a base do sucesso

O time de infraestrutura desempenha um papel fundamental junto aos eventos. Eles são responsáveis pela limpeza e conservação dos espaços, auxiliar na montagem e desmontagem da estrutura, trabalhando em estreita colaboração com os fornecedores e prestadores de serviços.

Além disso, os profissionais da portaria são a primeira linha de contato com os participantes do evento, realizando o direcionamento correto e monitoramento do fluxo de pessoas.

Dessa forma, a equipe está presente em todos os momentos do evento, oferecendo o suporte necessário.

O suporte do time de TI

Os profissionais de TI são essenciais para que todos os sistemas e equipamentos tecnológicos funcionem perfeitamente. Desde a configuração de redes Wi-Fi e suportes audiovisuais até a implementação de plataformas online e streaming ao vivo estejam integradas e operacionais.

Eventos marcantes

Ao longo dos anos, foram inúmeros os eventos realizados pelo Grupo, cada um marcante a sua maneira de produzir.

“Sem dúvidas a Palestra do Augusto Cury, promovida pela Vortex, onde tivemos um público de 10.000 pessoas divididas em duas sessões no Theresina Hall em 2019. Foi fantástico, ali tivemos noção concreta da capacidade de entrega da nossa equipe. E a gincana, que é um dos maiores eventos da escola, sempre esperado pelos alunos e o mais desafiador a nível de criação, pois temos que elaborar cada prova, pensar no evento com um todo e garantir a igualdade da competição”, afirma Jarliene.

Pós-evento: o que acontece?

Após a realização de um evento, as equipes se reúnem para avaliar os resultados. O feedback dos participantes é coletado para analisar o que funcionou bem e identificar pontos de melhoria, fundamentais para que festas, cerimônias, gincanas, revisões ou simpósios, entre outros acontecimentos.

“Desmontamos tudo, avaliamos o sucesso e compartilhamos os destaques. Cada entrega é uma mistura de nervosismo e satisfação, um desafio que, ao ser superado, traz um sentimento indescritível de realização, alegria e gratidão ao ver o poder do trabalho em equipe”, conclui a coordenadora de eventos.

Por trás de cada evento realizado pelo Grupo CEV, há uma dedicação incansável de uma equipe comprometida em oferecer experiências inesquecíveis. Do planejamento meticuloso à execução impecável, cada detalhe é cuidadosamente pensado para garantir que todos os participantes se sintam acolhidos e envolvidos.

Esse trabalho em equipe, aliado a uma coordenação eficiente e estratégias de comunicação eficazes, é o que torna os eventos do Grupo CEV tão especiais e bem-sucedidos. É essa combinação de profissionalismo e paixão que faz a diferença e cria momentos memoráveis para todos.

Conheça os principais eventos realizados pelo Grupo CEV

Gincana